Controle de recebimentos: como registrar dívidas e pagamentos no seu negócio

O que são contas a receber?

São os valores que seus clientes ainda devem por vendas ou serviços. O saldo pendente de um cliente é calculado somando suas dívidas e subtraindo os pagamentos registrados. O total a receber reúne os valores pendentes de todos os clientes.

Por exemplo: se você registrar uma dívida de $80.000 e depois receber um pagamento de $30.000, faltam $50.000 a receber. Manter ambas as movimentações permite explicar a origem desse saldo e revisar o registro se houver uma diferença.

Como controlar dívidas e pagamentos

1. Identifique o cliente. Use um nome reconhecível e evite criar dois registros para a mesma pessoa ou negócio.
2. Registre cada dívida. Anote o valor e uma descrição que ajude a lembrar a venda ou o serviço. Mantenha a data da movimentação.
3. Registre cada pagamento recebido. Insira o valor na conta do cliente correto e confira se corresponde ao pagamento recebido.
4. Confira o saldo pendente. Antes de contatar o cliente, consulte o histórico e confirme se todos os pagamentos estão registrados.
5. Compartilhe um detalhamento claro. Mostre as dívidas, os pagamentos e o saldo final para que o cliente possa conferir as mesmas movimentações.

Controle de pagamentos parciais e acompanhamento de cobranças

Um pagamento parcial reduz a dívida, mas não quita todo o saldo. Registre cada pagamento separadamente: assim você mantém o histórico e consulta quanto falta pagar sem depender de lembrar o que foi combinado por telefone ou mensagem.

Escolha um momento para revisar as pendências, como o final de cada dia. Confira os novos pagamentos e consulte as contas que ainda têm saldo. O registro de movimentações fornece informações para organizar o acompanhamento dos pagamentos e conversar com cada cliente.

Um aplicativo de recebimentos para organizar suas contas

Uma planilha pode servir para começar. Quando você precisa buscar clientes, consultar movimentações e compartilhar detalhamentos com frequência, um aplicativo de gestão de cobranças pode reunir essas tarefas em um só lugar.

Deudores para Windows permite registrar dívidas e pagamentos, conferir o histórico e consultar saldos pendentes. Você também pode importar dados do Excel e gerar um PDF com o nome e o logo do seu negócio para compartilhar o detalhamento com o cliente.

Deudores registra os pagamentos recebidos pelo meio que você escolher. Você realiza a cobrança e envia o detalhamento pelo aplicativo de mensagens. Após a primeira ativação, o aplicativo funciona offline e armazena os dados no computador.

Guarde uma cópia dos seus registros

Dívidas e pagamentos fazem parte das informações do seu negócio. Configure uma pasta de backup e mantenha uma cópia separada do computador. Se escolher uma pasta sincronizada, confira se o serviço terminou de sincronizar os arquivos.